Integriertes Managementsystem für mehr Praxisqualität und wasserdichte Dokumentationen
In Zahnarztpraxen muss das Qualitätsmanagement ebenso berücksichtigt werden, wie die Anforderungen des Gesetzgebers zum Strahlenschutz, Arbeitsschutz, Datenschutz und zur Hygiene. Wenn alle gesetzlichen Anforderungen in ein Qualitätsmanagementsystem eingebettet werden, das auf der Grundlage der DIN EN ISO aufbaut, ist man als Zahnarzt auf der sicheren Seite. Eine Zertifizierung ist in der Regel nicht nötig, kann aber bei Bedarf durchgeführt werden!
Wir haben ein „Integriertes Managementsystem für die Zahnarztpraxis“ entwickelt. Dieses für die zahnärztliche Praxis maßgeschneiderte System basiert auf Microsoft-Word – Dokumenten und wird in Workshops zu den einzelnen gesetzlichen Regelwerken in die eigene Praxis implementiert.
Ein wirklich praxistaugliches System, das aus der eigenen Praxis entstanden ist, täglich praktiziert wird und eben nicht als Mustersystem in Form eines vorgefertigten Handbuches anzuwenden ist!
Qualitätssteigerung aus der individuellen Praxisstruktur.
„Qualität“ im Sinne des Qualitätsmanagements bedeutet nicht die Darlegung oder Beurteilung der zahnärztlichen Qualität, denn dies fordert der Gesetzgeber nicht. Vielmehr ist damit die „Erfüllung einer Anforderung“ gemeint. Wobei jeder Praxisinhaber die Anforderungen bzw. den Grad der Erfüllung und somit den SOLL-IST - Abgleich auf der Grundlage seiner eigenen Praxisstruktur erstellt.
Diese Anforderungen definiert also jeder Praxisinhaber aus seinem eigenen Behandlungsspektrum, um seine Behandlungsabläufe zu strukturieren, zu verbessern, zu reproduzieren und transparent zu machen, um sie eben nicht dem Zufall zu überlassen.
Dies ist der große Vorteil eines Qualitätsmanagementsystems.
Man schafft es, eigene Schwachstellen zu erkennen, Fehler an Schnittstellen frühzeitig aufzudecken und zu beheben, Verbesserungsbereiche zu definieren und anzugehen, indem ganze Abläufe verändert werden und nicht nur der gerade aufgetretene Fehler behoben wird, wie es sonst im Praxisalltag oft üblich ist.
Dafür notwendig sind klare Strukturen im Zuständigkeitsbereich. Nur wenn man weiß, wer wofür zuständig ist, wie was zu machen ist, wo sich was befindet, wie sich der genaue Ablauf darstellt und was sich vor allen Dingen der Praxisinhaber wünscht, kann man das Qualitätsmanagementsystem sinnvoll für die eigene Praxis nutzen. Das Arbeiten wird wesentlich entspannter, doppelte und Zusatzarbeiten werden mehr und mehr reduziert, wodurch Kosten gesenkt werden und das Einarbeiten neuer Mitarbeiter einfacher wird.
Mit anderen Worten: Es wird Ordnung geschaffen, sodass sich der Behandler wirklich nur ums Behandeln kümmern kann und sich nicht mit organisatorischem Ballast herumärgern muss.
Diese Anforderungen definiert also jeder Praxisinhaber aus seinem eigenen Behandlungsspektrum, um seine Behandlungsabläufe zu strukturieren, zu verbessern, zu reproduzieren und transparent zu machen, um sie eben nicht dem Zufall zu überlassen.
Dies ist der große Vorteil eines Qualitätsmanagementsystems.
Man schafft es, eigene Schwachstellen zu erkennen, Fehler an Schnittstellen frühzeitig aufzudecken und zu beheben, Verbesserungsbereiche zu definieren und anzugehen, indem ganze Abläufe verändert werden und nicht nur der gerade aufgetretene Fehler behoben wird, wie es sonst im Praxisalltag oft üblich ist.
Dafür notwendig sind klare Strukturen im Zuständigkeitsbereich. Nur wenn man weiß, wer wofür zuständig ist, wie was zu machen ist, wo sich was befindet, wie sich der genaue Ablauf darstellt und was sich vor allen Dingen der Praxisinhaber wünscht, kann man das Qualitätsmanagementsystem sinnvoll für die eigene Praxis nutzen. Das Arbeiten wird wesentlich entspannter, doppelte und Zusatzarbeiten werden mehr und mehr reduziert, wodurch Kosten gesenkt werden und das Einarbeiten neuer Mitarbeiter einfacher wird.
Mit anderen Worten: Es wird Ordnung geschaffen, sodass sich der Behandler wirklich nur ums Behandeln kümmern kann und sich nicht mit organisatorischem Ballast herumärgern muss.
Strahlenschutz, Arbeitsschutz, Hygiene & Co.
Im Gegensatz zum geforderten Qualitätsmanagement durch den GBA, kann der Zahnarzt in den Bereichen Strahlenschutz, Arbeitsschutz, Datenschutz und im gesamten Bereich der Hygiene rund um das Medizinproduktegesetz und die Medizinproduktebetreiberverordnung weder die Anforderungen selbst aufstellen, noch die relevanten Daten selbst bestimmen. Der Gesetzgeber fordert zahlreiche Nachweise und Dokumentationen in streng vorgegebenen Intervallen.
Die Ergebnisse stellen die Ergebnisqualität aus dem Bereich der Regelwerke dar und müssen in der jährlichen Selbstbewertung nachweislich dokumentiert werden. Dies ist nicht nur sinnvoll, sondern absolut notwendig, da bei Nichterfüllung einer der vielen Anforderungen dem Praxisinhaber ein sogenanntes „Organisationsverschulden“ vorgeworfen werden kann, und somit im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung ein Haftungsproblem vorliegt.
Dies kann den Praxisinhaber äußerst teuer zu stehen kommen!
Die Ergebnisse stellen die Ergebnisqualität aus dem Bereich der Regelwerke dar und müssen in der jährlichen Selbstbewertung nachweislich dokumentiert werden. Dies ist nicht nur sinnvoll, sondern absolut notwendig, da bei Nichterfüllung einer der vielen Anforderungen dem Praxisinhaber ein sogenanntes „Organisationsverschulden“ vorgeworfen werden kann, und somit im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung ein Haftungsproblem vorliegt.
Dies kann den Praxisinhaber äußerst teuer zu stehen kommen!
Professionelle Unterstützung ist empfehlenswert!
Zwar sind all diese Anforderungen in zahlreichen Gesetzen dargelegt, doch welcher Praxisinhaber hat Zeit und Lust, sich in diese einzuarbeiten? Da die Umsetzungen und Regelungen der gesetzlichen Anforderungen zu Strahlenschutz, Arbeitsschutz, Datenschutz und Hygiene in ein Qualitätsmanagementsystem integriert werden müssen, ist es sinnvoll, dafür die professionelle Unterstützung eines zugelassenen Qualitätsauditors in Anspruch zu nehmen, der selbst aus der Zahnarztpraxis kommt. Jemand, der sowohl in der zahnärztlichen Praxis zu Hause ist als auch im Bereich des Qualitätsmanagements tätig. Der Berater sollte eine Ausbildung zum Qualitätsauditor besitzen und für den Scope 38 (Zertifizierungsbereich Gesundheit) zugelassen sein.
Die Erfahrung zeigt zudem, dass externe Berater, die die zahnärztliche Praxis nicht kennen, oftmals nicht den gewünschten Erfolg bringen; Gleiches gilt für Qualitätsmanagementsysteme, die ursprünglich aus der Produktionsindustrie kommen. Die Herstellung einer Schraube ist eben nicht mit der Versorgung von Patienten zu vergleichen.
Alle Regelungen können in ein Qualitätsmanagementsystem eingebettet werden, das auf der Grundlage der DIN EN ISO aufgebaut ist, um eine eventuelle Zertifizierung zu ermöglichen. Für Zahnärzte ist diese Zertifizierung aber nicht gesetzlich vorgeschrieben - sehr wohl aber ein funktionierendes Qualitätsmanagement!
Die Erfahrung zeigt zudem, dass externe Berater, die die zahnärztliche Praxis nicht kennen, oftmals nicht den gewünschten Erfolg bringen; Gleiches gilt für Qualitätsmanagementsysteme, die ursprünglich aus der Produktionsindustrie kommen. Die Herstellung einer Schraube ist eben nicht mit der Versorgung von Patienten zu vergleichen.
Alle Regelungen können in ein Qualitätsmanagementsystem eingebettet werden, das auf der Grundlage der DIN EN ISO aufgebaut ist, um eine eventuelle Zertifizierung zu ermöglichen. Für Zahnärzte ist diese Zertifizierung aber nicht gesetzlich vorgeschrieben - sehr wohl aber ein funktionierendes Qualitätsmanagement!
Unser "Integriertes Managementsystem" vereint alle Komponenten.
Das von uns entwickelte Managementsystem basiert auf den Strukturen der DIN EN ISO und erfüllt nicht nur in abstrakter Weise alle gesetzlichen Anforderungen, sondern beschreibt gerade die notwendigen und alltäglichen Praxisabläufe verständlich, da es von mir, Zahnärztin in eigener Praxis, mit professioneller Unterstützung eines langjährigen Qualitätsauditors entwickelt wurde. Dieses Managementsystem ist leicht auf andere Praxen zu übertragen, da es in meiner eigenen Zahnarztpraxis entstanden ist. In der Fachsprache nennt man Managementsysteme, die in dieser Weise verschiedene Bereiche bündeln, „Integrierte Managementsysteme“. Erfahrungsgemäß dauert die Implementierung unseres "Integrierten Managementsystems" mit meiner professioneller Unterstützung – in Form von individuellen Beratungen – und Workshops, ca. sechs Monate.
Vorteile für die Zahnarzt-Praxis.
Die folgenden Vorteile konnten wir nach Einführung des Integrierten Managementsystems erkennen:
- Übertragung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten, klare Ansprechpartner für alle Belange.
- Schwierige Behandlungsabläufe werden strukturiert, standardisiert, reproduzierbar gemacht und optimiert.
- Behandlungsschritte werden in immer gleicher Weise für jeden nachvollziehbar vorbereitet.
- Störungen während des Behandlungsablaufes durch „Suchen“ oder aufgrund einer unvollständigen „Vorbereitung“ werden vermieden.
- Das Einarbeiten neuer Mitarbeiter in die praxisinternen Behandlungsabläufe und das Vermitteln der „Vorlieben des Behandlers“ werden vereinfacht.
- Nachweis- und Dokumentationspflichten aus dem Bereich der Patientenbehandlung werden erfüllt.
- Nachweis- und Dokumentationspflichten aus dem Bereich der gesetzlichen Anforderungen werden erfüllt.
- Individuelle Schnittstellenproblematiken werden erkannt.
- Doppelte und Zusatzarbeiten werden reduziert, Kosten werden gesenkt.
- Optimierung der Materialverwaltung (Bestellung/Verbrauch/Kosten).
- Mitarbeiterorientierung verstärkt die Motivation der Mitarbeiter und damit die Freude an der Arbeit und die Identifikation mit der Praxis.
- Patientenorientierung schafft ein Gespür für das Erkennen der Patientenanforderungen und - wünsche und verstärkt damit die Patientenzufriedenheit.
- Frühzeitiges Erkennen von Fehlern und somit schnelleres und gezielteres Handeln, anstelle eines „Schleifenlassens“.
- Entwicklung eines Gespürs für die eigene Ergebnisqualität: Wo möchte ich mit meiner Praxis hin? Welche Behandlungen möchte ich optimieren und ausbauen ? Welche Daten muss ich für diese Zielsetzung erheben? Welche Zielgrößen sind für diese Zielsetzung realistisch? Woran erkenne ich frühzeitig, dass ich für das Erreichen dieser Ziele einen anderen Ablauf wählen muss und entsprechende Maßnahmen erlassen muss?
- Sicherheit, dass alle gesetzliche Anforderungen fristgerecht erfüllt und nachgewiesen werden.
Aus diesen Vorzügen resultiert die Optimierung der Patienten - und der Mitarbeiterzufriedenheit wie auch der eigenen Zufriedenheit durch ruhigeres und entspannteres zahnärztliches Arbeiten.
- Übertragung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten, klare Ansprechpartner für alle Belange.
- Schwierige Behandlungsabläufe werden strukturiert, standardisiert, reproduzierbar gemacht und optimiert.
- Behandlungsschritte werden in immer gleicher Weise für jeden nachvollziehbar vorbereitet.
- Störungen während des Behandlungsablaufes durch „Suchen“ oder aufgrund einer unvollständigen „Vorbereitung“ werden vermieden.
- Das Einarbeiten neuer Mitarbeiter in die praxisinternen Behandlungsabläufe und das Vermitteln der „Vorlieben des Behandlers“ werden vereinfacht.
- Nachweis- und Dokumentationspflichten aus dem Bereich der Patientenbehandlung werden erfüllt.
- Nachweis- und Dokumentationspflichten aus dem Bereich der gesetzlichen Anforderungen werden erfüllt.
- Individuelle Schnittstellenproblematiken werden erkannt.
- Doppelte und Zusatzarbeiten werden reduziert, Kosten werden gesenkt.
- Optimierung der Materialverwaltung (Bestellung/Verbrauch/Kosten).
- Mitarbeiterorientierung verstärkt die Motivation der Mitarbeiter und damit die Freude an der Arbeit und die Identifikation mit der Praxis.
- Patientenorientierung schafft ein Gespür für das Erkennen der Patientenanforderungen und - wünsche und verstärkt damit die Patientenzufriedenheit.
- Frühzeitiges Erkennen von Fehlern und somit schnelleres und gezielteres Handeln, anstelle eines „Schleifenlassens“.
- Entwicklung eines Gespürs für die eigene Ergebnisqualität: Wo möchte ich mit meiner Praxis hin? Welche Behandlungen möchte ich optimieren und ausbauen ? Welche Daten muss ich für diese Zielsetzung erheben? Welche Zielgrößen sind für diese Zielsetzung realistisch? Woran erkenne ich frühzeitig, dass ich für das Erreichen dieser Ziele einen anderen Ablauf wählen muss und entsprechende Maßnahmen erlassen muss?
- Sicherheit, dass alle gesetzliche Anforderungen fristgerecht erfüllt und nachgewiesen werden.
Aus diesen Vorzügen resultiert die Optimierung der Patienten - und der Mitarbeiterzufriedenheit wie auch der eigenen Zufriedenheit durch ruhigeres und entspannteres zahnärztliches Arbeiten.
Zu meiner Person.
Dr. med. dent. Daniela Bogena
- Zahnärztin, niedergelassen in Bremen in einer Gemeinschaftspraxis mit meinem Mann, Dr. Jan Bogena
- Schwerpunkte unserer Praxis: Implantologie, Ästhetische Zahnheilkunde, Parodontologie, Kinderzahnheilkunde
Zusatzqualifikationen:
- Ausbildung im Qualitätsmanagement bis zur Qualitätsauditorin nach der ISO Norm
- Erarbeitung eines praxistauglichen Qualitätsmanagementsystems für die zahnärztliche Praxis "aus der Praxis für die Praxis" unter besonderer Einbeziehung der Anforderungen an Infektionsschutz (Hygiene, Medizinbetreiberverordnung, BUS Vorschriften), Arbeitsschutz, Strahlenschutz und Datenschutz
Zur Zeit mache einen Master of Science (MSc) in zahnärztlicher Prothetik
Tätigkeiten:
- Praxiscoaching zur Prozessoptimierung und Erarbeitung von Schwachstellen im Ablauf in der zahnärztlichen Praxis
- Referentin für adhäsive Zahnmedizin sowie für direkte und indirekte Compositetechniken
- Leitung von Seminaren in: Zahnärztlichem Qualitätsmanagement, Umsetzung der Hygienevorschriften (steril/unsteril) sowie Zahnärztliche Abrechnung, speziell Prothetik und Implantologie
0421.662202 tagsüber
0421.662216 abends
0172.4411484
dani@dr-bogena.de
- Zahnärztin, niedergelassen in Bremen in einer Gemeinschaftspraxis mit meinem Mann, Dr. Jan Bogena
- Schwerpunkte unserer Praxis: Implantologie, Ästhetische Zahnheilkunde, Parodontologie, Kinderzahnheilkunde
Zusatzqualifikationen:
- Ausbildung im Qualitätsmanagement bis zur Qualitätsauditorin nach der ISO Norm
- Erarbeitung eines praxistauglichen Qualitätsmanagementsystems für die zahnärztliche Praxis "aus der Praxis für die Praxis" unter besonderer Einbeziehung der Anforderungen an Infektionsschutz (Hygiene, Medizinbetreiberverordnung, BUS Vorschriften), Arbeitsschutz, Strahlenschutz und Datenschutz
Zur Zeit mache einen Master of Science (MSc) in zahnärztlicher Prothetik
Tätigkeiten:
- Praxiscoaching zur Prozessoptimierung und Erarbeitung von Schwachstellen im Ablauf in der zahnärztlichen Praxis
- Referentin für adhäsive Zahnmedizin sowie für direkte und indirekte Compositetechniken
- Leitung von Seminaren in: Zahnärztlichem Qualitätsmanagement, Umsetzung der Hygienevorschriften (steril/unsteril) sowie Zahnärztliche Abrechnung, speziell Prothetik und Implantologie
0421.662202 tagsüber
0421.662216 abends
0172.4411484
dani@dr-bogena.de
Referenzen.
„ In extrem freundlicher und stressfreier Atmosphäre erlebten wir Frau Bogena.
Sie führte uns freundlich und fachkompetent durch die Erstzertifizierung.“
Dr. Dr. Thomas Olivier, Dr. Tobias Wienhöfer
Ärzte für Mund-Kiefer-Gesichts-Chirurgie
Holzmarkt 7-9
45657 Recklinghausen
Prof. Dr. Tetsch
Münster
Dr. Ch. Bussmann
Köln-Siegburg
Dr. Ch. Rüter
Bad Rothenfelde
Dr. Henkelbach
Hemhofen
Dr. Stöver
Havelberg
Cendenta - Zentrum für Zahnmedizin
Berlin
Dr. Ries
Wertheim
Dr. Wilde & Bluthmann
Bremen
Dr. Wilsdorf
Dr. Jedynah & Dr. Dr. Winter
Paderborn
Dr. Dr. von Zitzewitz
Ahrensburg
Dr. Dr. Hausmann
Aurich
Dr. Dr. Lodde
Northeim
Dr. Dr. Becker & PD Dr. Dr. Schade
Göldingen
Dr. Renner
Minden
Dr. Dreyer & ZA Lill
Rotenburg
Dr. Dr. Thomas Olivier, Dr. Tobias Wienhöfer
Ärzte für Mund-Kiefer-Gesichts-Chirurgie
Holzmarkt 7-9
45657 Recklinghausen
Prof. Dr. Tetsch
Münster
Dr. Ch. Bussmann
Köln-Siegburg
Dr. Ch. Rüter
Bad Rothenfelde
Dr. Henkelbach
Hemhofen
Dr. Stöver
Havelberg
Cendenta - Zentrum für Zahnmedizin
Berlin
Dr. Ries
Wertheim
Dr. Wilde & Bluthmann
Bremen
Dr. Wilsdorf
Dr. Jedynah & Dr. Dr. Winter
Paderborn
Dr. Dr. von Zitzewitz
Ahrensburg
Dr. Dr. Hausmann
Aurich
Dr. Dr. Lodde
Northeim
Dr. Dr. Becker & PD Dr. Dr. Schade
Göldingen
Dr. Renner
Minden
Dr. Dreyer & ZA Lill
Rotenburg
Kontakt
Dr. med. dent. Daniela Bogena
Auf der Heide 4
28790 Schwanewede